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学校档案管理论文高校档案是记述大专院校教育、科研与教学改革全过程的原始凭证材料。高效率高水平高效益管理高校档案,就应充分认识高校档案管理的特点,全面深入地认识高...

学校档案管理论文

  高校档案是记述大专院校教育、科研与教学改革全过程的原始凭证材料。高效率高水平高效益管理高校档案,就应充分认识高校档案管理的特点,全面深入地认识高校档案的作用,在高校档案管理工作改革中有所创新,有所作为。

  一、高校档案管理的特点

  1、高校档案管理的社会性。高校是出人才、出科研成果的地方,历史使命决定了高校与社会的广泛联系。高校所招收的学生来自于社会,又在毕业后走向社会。近百年或十几年的教学过程中,学校积累了造就培养人才全过程的档案材料,反映了学生的学业、学历、文体生活以及思想修养、政治素质等学校档案管理论文方面情况。高校的科研课题、技术产品设计对象都是选自社会,产生的成果服务于社会。高校保存了国家和相关单位科研项目试验、试制全过程的档案材料,还包括已经应用于社会的科研成果鉴定、技术专利、技术转让,以及新产品招投标等若干方面的档案材料。由此而决定了高校与社会客观广泛的联系,所以社会利用高校档案是必然结果和大势所趋。

  2、高校档案管理的综合性。高校在培养人才过程中,有开展教学活动的第一课堂,还有实习工厂、研究院所的试验室,此外,学生还要有针对性地参加社会实践活动。高校档案除了具有反映学校管理的文书档案之外,还包括教学活动中形成的教育专业档案、教职工管理的人事档案、财务活动中形成的会计档案和科研活动中形成的科技档案,以及产业档案、房地产档案等等。而记述上述各种校务活动的档案材料,构成了高校档案的综合性。

  3、高校档案管理的系统性。高校档案材料形成部门庞杂,形成的档案载体种类多、数量大,成为一个独特的档案管理系统。该系统包括纸质载体档案、实物档案,还包括电子档案、声像档案;除了传统管理方式之外,还包括虚拟形态的网络档案管理系统。多元档案管理及其形成的一系列文件整理、借阅利用、复制传真等管理活动,构成了复杂的高校档案管理的系统性。

  4、高校档案管理的通用性。院校档案管理活动的基本规律决定了各个院校各专业在教育体制、理念,教育方式、方法,教学内容和标准,以及教学周期、管理制度等若干方面的共性。因此,记录和反映这些教学活动的高校档案和高校档案管理,也必然存在着共同的特点。某一院校的某一专业的教学大纲、教学计划和教材,不但在同一院校的同一专业的几届同年级的教学活动中可以连续使用多年,而且还可以在不同院校相同专业的同年级教学中相互借鉴,或直接加以利用。随着我国高教事业不断发展进步,教学改革不断深化,教学与世界接轨的步伐不断加快,那么,某些教学理念,管理体制等宏观管理活动,不仅在某一个国家之内,甚至在全世界范围之内,也可以相互借鉴,相互使用。所以,高校档案管理的通用性,就是高校档案管理活动的一大典型特征。

  5、高校档案管理步入市场而产生的竞争性。市场经济体制的完善,从客观上决定了高校各项管理活动必须与市场接轨,必须逐步适应市场竞争格局这一局面。档案管理属于高校管理活动的一部分,在高校以市场需求为导向而培养各类人才,高校教育与社会人才市场良性互动的发展过程中,学生档案信息资源必然为社会所需,必须与人才信息数据库相衔接。在学校科研活动紧密围绕国家科研项目与应用技术试产开发过程中,在高校与企业“产学研”强强联手运作中,高校科研产品、技术发明专利又将成为科技市场的“热手货”。高校科研档案信息将按照市场准入法则,逐步步入市场竞争领域。这是高校档案管理工作发展的大势所趋。

  我们探讨高校档案管理特点,就是为了发现和掌握高校档案管理工作的发展规律,更好多更快地发挥高校档案的社会作用,更好地为本校及全社会服务。

  二、高校档案管理产生的作用

  1、在教育评估方面的作用。开展高等教育评估是提高高校教育质量的一项重要举措。然而,评估教育质量与档案利用密不可分。丰富系统的档案材料,全面准确的档案信息,是高校开展教育评估工作的基础和依据。无论评估工作日程安排、评估内容、操作程序、指标确定,最终都凭借大量的档案材料,才能对一个高校作出全面、公正、准确地评估。

  2、在教学改革中的作用。高等教育体制改革、教学改革、高校教职工队伍管理改革是普遍的、越来越深化的、涉及我国长远发展的重大活动。不管改革从哪一方面下手,进行到何种程度,取得何种成果,都与高校档案和高校档案管理水平密切相关。比如,全国教育资源的整合配备,高等教育发展规划的制订,某些高校撤并、重新组合,乃至某一高校的专业增加或更新;课程设置、教学计划安排、师资队伍建设、教学管理等方面改革,都是形成档案与利用档案之过程。而上述改革都需要在依靠档案信息和档案数据,在总结经验基础上的方案论证、修改,以确保改革稳步推进和最终成功。

  3、在科学研究工作中的作用。高校为培养出社会急需、专业对口、就业率高的人才,离不开科研工作。一所高校能否具备高精尖科学研究水平,也是衡量该校教育水平、教育质量的重要标准。高校科学研究工作首先得力于本校科技档案的利用。科学技术是第一生产力。科技档案是具有潜在利用价值的生产力要素。充分发掘利用高校科技档案资源,将高校科技档案中的先进科技成果,直接为发展高校科学研究工作,为积累高校科技实力,为国家科技发展、经济建设和社会进步服好务,与企业合作,走出一条产学研良性互动的广阔大道,都依赖于高校科技档案价值的全面、系统与深入发挥。

  4、广泛深入开展电视远程高等教育。中国地域广大,高等教育发展不平衡,中西部在师资配备、教育资源整合等整个教育水平方面属于相对落后状态。利用高校档案信息资源,借助互联网络渠道,可以更加广泛深入地开展电视远程高等教育,对于发挥东部高水平的教育资源,推进中西部教育发展,具有其他方面不可替代的作用。

  5、为高校创造经济效益。高校档案管理步入市场,参与市场竞争的大趋势虽然是客观存在着的,但是,真正实现与市场接轨,并在参与市场竞争中获取经济效益,必须实现若干方面的转变:一是解放思想,锐意改革,树立高校档案管理适应市场经济大格局的观念;二是修订某些档案管理法规,为高校档案管理活动步入市场提供充分的政策依据;三是妥当处理好以下几个关系:档案信息开发与保密的关系、档案有偿服务与无偿服务的关系、档案信息资源开发与保护关系。高校档案管理与市场经济接轨,高校档案信息资源在参与市场竞争中获取经济效益,是高校档案管理工作大有作为的领域。

  【摘要】现阶段我国的教学水平得到了很大程度提高,在学校的管理方面也更加注重科学方法的应用。高中学校管理工作中,档案管理是比较重要的内容,将信息技术在高中学校档案管理当中加以应用,是新时期档案管理的需求,也是发展趋势。本文主要就现代学校档案管理系统特征以及信息技术应用重要性加以阐述,然后对信息技术应用的需求以及应用现状加以进行分析,最后探究高中学校档案管理中信息技术应用策略,希望能通过此次研究分析,对学校档案管理的水平提高起到促进作用。

  【关键词】高中学校;档案管理;信息技术

  信息技术的迅速发展,在教育管理中的应用也发挥着积极作用。高中学校档案管理是重要管理内容,传统的管理模式已经不能满足当前的管理要求,将信息技术和学校档案管理进行结合,就能有助于档案管理的水平效率提高。通过从理论上对高中学校档案管理的信息技术应用研究,就能对高中学校档案管理的发展起到积极促进作用,为档案管理工作的良好开展加以保障。

  一、现代学校档案管理系统特征及信息技术应用重要性

  (一)现代学校档案管理系统特征体现分析。现代高中学校的档案管理系统有着鲜明特征呈现,在现代化的档案管理系统的应用上,主要是对信息技术应用发挥着积极作用,使得档案信息处理的效率得到了提高,在信息的储存容量上也比较大,对档案信息的检索也比价方便化。现代档案管理系统的应用中,有着多种管理软件能加以应用,对档案管理的工作就提供了很大方便。还有就是现代档案管理系统的专业性比较突出,在对工作人员选择过程中,主要是对综合素质水平比较高的人才进行的选择应用,在具体的档案管理工作开展方面就大大提高了规范性。

  (二)高中学校档案管理中信息技术应用重要性。将信息技术和高中学校档案管理进行结合,对促进档案管理的管理效率就比较有利,对学校管理者的决策科学性也有着保障。面对多样化的发展社会,学校的管理者要制定出科学化的发展策略以及正确决策,就要注重从多方面信息上加以获取,通过档案管理的信息化目标实现,在信息的高速传输下,能为管理层提供及时准确信息依据,对促进决策者的正确合理决策就起到了积极作用。高中学校档案管理工作开展中,对信息技术加以科学应用,对信息资源的共享目标就能实现。传统档案管理是通过纸质的载体进行管理的,在档案信息的查询以及修改等方面都比较的麻烦。而信息化的技术应用,能将信息资源进行共享,在档案信息的传递效率上就大大提高了,也能保障档案信息的安全性等。在档案的管理方面也提供了良好平台,对传统封闭式的管理得到了有效优化。

  二、高中学校档案管理信息技术应用需求及现状

  (一)高中学校档案管理信息技术应用需求分析。高中学校档案管理信息技术应用有着社会性发展需求,当前的网络信息技术的迅速发展下,在信息技术的应用方面也比较广泛。当前的时代是网络信息时代,各个领域的发展在信息技术的应用需求上都比较大,通过信息技术科学应用对工作效率的提高就有着积极促进作用,在多媒体以及办公自动化技术和教育领域相结合,就能促进教学水平的提高。而高中学校档案管理工作实施中,对信息技术的应用需求也比较大,通过两者的结合就能从整体上对档案管理工作进行优化,这也是高中学校档案管理未来的发展趋势。

  (二)高中学校档案管理的现状分析。传统的高中学校档案管理工作实施中,主要是对纸质档案进行的管理,在档案管理的工作量上比较大,档案管理的整体效率相对比较低。高中的档案管理涉及的内容比较多,大量学生以及教职工的档案数据变动等,都会对档案管理工作带来很大的困难。纸质的档案管理过程中,丢失损坏性的可能性比较大,如果稍不谨慎就会造成档案的损坏以及丢失等。高中档案管理工作中,传统管理模式在档案的查找过程上比较烦琐,档案信息的查找效率比较低。由于档案信息是经常发生变动的,这就对档案信息的更新以及查询等工作带来了很大压力,对档案管理的质量以及效率的提高都有着很大阻碍。传统高中学校的档案管理工作实施中,在保密性方面不强,档案信息的安全性有待提高,信息化程度比较低。档案信息的管理主要是通过人工进行录入信息,这一档案管理模式的应用效率较低,档案信息的保密性也比较低,一些档案管理人员的知识结构比较老化,在相应的计算机技术的掌握上不熟练,有的高中学校在档案管理工作中实现了信息化,但是信息化的程度还有待加强,在信息档案的安全性保障工作上没有加强。

  三、高中学校档案管理信息技术应用优化措施

  加强高中学校档案管理信息技术科学应用,就要从多方面加强重视,在信息技术的应用方法上多样化实施。笔者对信息技术的实际应用进行了探究,在以下的措施实施下,对保障学校档案管理水平提高就有着积极意义。

  (一)加强档案资料格式统一化。高中学校档案管理工作实施中,将信息化技术应用在档案管理过程中,就要注重归档资料的格式统一性。为能将高中学校档案信息管理的精、准、快等目标得以实现,就要将档案管理工作核心进行转变,通过信息技术的应用对学校档案管理质量得到了提高,对档案信息的连续性以及完整性得到了保证。在信息化技术应用下,对高中学校的归档资料格式进行了统一化,这对档案信息的管理规范性就得到了有效保证。

  (二)加强档案管理信息化的重视度。高中学校的领导层,要在信息化档案管理工作的认识上能进一步加强,领导层对信息化技术的应用作用和意义要有充分重视,对档案管理工作的信息化以及自动化的作用发挥充分发挥,学校领导者以及教职员等对信息技术的应用价值要有充分认识,结合学校的档案管理情况构建完善化的信息化档案管理系统,在形式上以及管理理念层面都要进行优化。

  (三)加强档案管理信息化技术应用投入。要想将信息化技术的作用充分发挥,就要在软硬件基础设施投入上充分保障。高中学校以及当地的政府在学校档案管理的信息化建设工作上都要加强重视,将基础设施建设的资金能得以保障,构建完善的网络共享平台,以及构建完善的数据传递系统等。通过软硬件设备的完善建设,对高中学校档案管理的个性化服务能不断强化。

  (四)注重档案信息化管理专业人才的培养。高中学校档案管理工作实施中,要注重信息技术应用人才培养,要以高素质以及高技能作为人才选拔的标准。档案管理人员的心思要缜密,对档案资料的保密性要做好,在职业道德水平上要能符合从业要求。档案管理信息化技术应用方面要熟练化,将信息化技术的应用整体质量有效提高,只有在专业化人才的培养工作上得到了加强,才能真正有利于档案管理的效率提高。

  (五)加强高中学校档案管理的安全性。高中学校档案管理涉及的内容比较多,在档案信息的安全性保障工作方面就要加强。信息技术在档案管理工作中的应用,高效以及快捷的特征比较突出,但是也会在实际管理中存在着一些管理漏洞,这就需要加强档案管理系统的安全性保护,避免档案信息的丢失以及损坏等。实际档案管理工作实施中,就要欧豪充分准备,将计算机加密技术加以应用,以及对云技储存技术加以应用,从而保障档案信息的完整安全性。

  (六)注重对高中学校档案信息的收录以及整理工作的优化实施。档案信息管理工作实施中,要注重档案管理的可持续性以及整体性,管理人员在对重要纸质档案保存归档工作实施中,在网络拟定以及审查等工作实施下,对档案资料的完整性加以保障,对档案信息的录入要体现出完整性。通过这些基础措施的实施,对档案信息的管理水平就能有效提高。

  四、结语

  总而言之,高中学校档案管理当中的信息技术应用,是对档案管理水平效率提高的重要举措。在具体的技术应用过程中,就要从多方面加强重视,注重方法的科学实施。通过从理论上加强档案管理的信息化技术应用研究,对实际档案管理就有着积极促进作用,为学校档案管理的整体水平提高提供理论支持依据。

  【参考文献】

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  [4]李丽.信息技术在学校档案管理中的有效运用[J].佳木斯教育学院学报,20xx(01).

  [5]钱志奋.新时期加强学校档案管理工作的几点思考[J].教育革新,20xx(03).

  1 档案管理信息化建设概念分析

  档案管理信息化建设,是一种现代化的档案管理方式,在国家档案行政管理部门统一管理与规划的情况下,各个行业利用现代化信息技术对档案数据进行整理与收集,可以有效提升档案管理工作效率与安全性,优化档案信息化管理工作体系,进而达到现代化档案信息化管理目的。

  在档案信息化建设的过程中,最为主要的内容包括以下几点:

  第一,建设档案信息化基础设施,积极引进计算机设备与软硬件设备,保证可以提升档案信息化管理的网络技术应用质量。

  第二,在档案信息化管理过程中,相关部门需要建设数字档案信息系统,保证可以提升数字档案数据库的建设质量,逐步优化多媒体数据库的建设体系。

  第三,在档案信息化建设期间,需要制定完善的安全管理制度,提升数据库的安全性。

  第四,档案信息化建设需要培养高素质人才队伍,阶段性地对其进行专业知识与技能的培训,使其可以更好地完成相关工作。

  第五,档案信息化建设工作,需要相关管理人员可以加强监督与指导工作力度,进而提升档案信息化建设工作效率与质量。

  2 中等教育学校档案管理信息化建设问题的分析

  在中等教育学校档案管理的过程中,还存在较多难以解决的问题,无法提升中等教育档案信息化管理水平,难以优化其管理体系。具体问题表现为以下几点。

  第一,中等教育学校档案管理人员没有树立正确的信息化建设观念。中等教育学校档案管理人员在档案信息化建设期间,还没有树立正确的观念,在思想上没有形成良好的认知,不重视档案管理信息化建设工作,在实际工作期间,也没有明确档案信息化建设目的,只能做好自己的工作,无法与其他部门的工作人员相互合作,导致档案信息化建设质量降低。

  第二,中等教育学校档案管理信息化建设滞后。我国部分中等教育学校的计算机设备较为老旧,缺乏专业的硬件与软件设施,不能满足现代化信息建设的真正需求,无法提升信息化建设工作效率与质量。同时,档案信息化建设缺乏专业的电子数据库,不能提升电子文件的安全性,很容易出现电子文件丢失等现象。

  3 中等教育学校档案管理信息化建设重要性分析

  对于中等教育学校而言,档案管理信息化建设工作较为必要,管理人员必须予以高度重视,保证可以提升档案管理信息化建设水平。具体重要性表现为以下几点。

  第一,档案信息化建设可以满足中等教育学校档案管理方式的创新需求。传统的中等教育学校档案管理方式较为落后,主要是档案管理人员利用手工操作方式开展管理工作,难以提升档案管理效率。在档案信息化建设之后,可以创新中等职业学校档案管理方式,提升中等教育学校的档案管理工作质量,逐渐创新档案管理体系,满足中等学校档案管理工作需求,真正意义上实现档案信息數据共享,提升档案信息的利用效率。

  第二,中等教育学校档案信息化建设工作,可以满足学校各类事业改革需求。在中等教育学校开展档案管理信息化建设工作之后,可以应用计算机与网络信息技术等提升档案管理工作质量,加强档案信息化管理工作力度,不断建设现代化档案管理体系,进而增强中等教育学校档案管理工作效果。

  第三,中等教育学校开展档案信息化建设工作,可以提升档案管理工作的准确性。在中等教育学校档案管理信息化建设过程中,档案管理人员会将重要资料等保存在数据库中,不仅可以方便查找档案信息,还能提高档案信息的准确性,增强档案管理工作效果。

  4 中等职业学校档案管理信息化建设措施

  在中等职业学校档案管理信息化建设过程中,相关管理人员必须要制定完善的管理制度,减少其中存在的各类管理问题,树立正确的管理观念,提升档案信息化建设水平。具体措施包括以下几点。

  4.1 树立正确的档案管理信息化建设观念

  中等教育学校档案管理人员必须要树立正确的管理观念,保证可以提升其工作效率。首先,档案管理人员需要重视档案信息化建设工作,转变传统的档案管理观念,打破传统档案管理模式的局限性,进而提升档案管理工作效率与质量。其次,中等教育学校档案管理人员必须要明确档案管理信息化建设目的,听取相关部门给予的档案管理信息化建设意见与建议,进而提升档案管理信息化建设质量。最后,中等学校档案管理人员需要树立正确的观念意识,加大宣传工作力度,保证学校中每一位员工都能认识到档案管理信息化建设工作的重要性,为其工作做出一定的贡献。

  4.2 完善基础设施建设工作

  中等职业学校在档案管理信息化建设的过程中,必须要完善基础设施的建设,保证可以提升中等教育学校档案管理信息化建设水平。一方面,学校需要积极引进先进的计算机设备,提升软硬件设施的安装质量,保证可以支持档案管理信息化建设工作。另一方面,中等教育学校需要配备现代化办公设备,增强其发展效果。

  4.3 制定完善的档案管理信息化建设制度

  在中等教育学校档案管理信息化建设的过程中,必须要制定完善的管理制度,保证可以提升管理工作效率与质量,减少其中存在的各类管理问题,提升档案管理信息化建设水平。首先,在宏观调控方面,中等教育学校档案管理部门需要在原有的档案信息资源基础上,加强规范与标准的建设力度,提升监督管理工作水平,保证档案信息化建设人员有章可循,进而提升其工作质量。其次,中等教育学校档案信息化建设部门需要对内部进行协调,建设电子数据库,并且在电子数据库中安装各类病毒防控软件,进而提升档案管理信息化建设体系的安全性。最后,中等教育学校档案管理部门需要利用网络积极开展信息资源共享工作,提升信息资源共享工作效率与质量。

  5 结语

  中等教育学校必须要重视档案管理信息化建设工作,积极建设高素质专业人才队伍,阶段性地对其进行专业知识与先进技能的培训,使其可以掌握先进地档案管理信息化建设技能,提升中等教育学校档案管理工作质量。

  参考文献

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